Innhold (oversikt)
Hvem vi er
Sotra Sportsdykkerklubb er en medlemsklubb for sportsdykkere. Vi er medlem av Norges Dykkerforbund som er et særforbund under Norges Idrettsforbund (NIF), og vi er organisert som et idrettslag ihht. NIF’s lovnorm. Klubbens styre er valgt av årsmøte. Nettsideinfo og medlemsregister administreres av klubbens styre.
Under finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn og hvorfor vi samler de inn.
Medlemslister og personlig informasjon om klubbens medlemmer
KlubbAdmin
Sotra Sportsdykkerklubb benytter Norges Idrettsforbunds medlemsregister (KlubbAdmin) til å føre oversikt over klubbens medlemmer. Alle som melder seg inn i klubben registrerer seg der via MinIdrett. Når hver enkelt registrerer seg selv, sikrer vi at personlig info ivaretas på sikrest mulig måte. Hvert medlem er ansvarlig for å oppdatere evt. endringer i adresse, epost eller telefonnumre. Her kan du lese mer om personvern i idrettsforbundet.
Klubbens leder og nestleder har tilgang til KlubbAdmin og kan hente ut følgende info: Navn, kjønn, fødselsdato, adresse, epost og telefonnumre. Vi benytter fødselsdato for å sjekke om man har krav på juniormedlemskap, og kan sjekke adresser på de som ønsker familiemedlemskap (vi krever at man da bor i samme husstand). Via KlubbAdmin kan vi også endre på informasjon som adresse, epost og telefonnumre, men dette gjøres ikke av klubbens styre med mindre man ber om det.
Når du skriftlig melder deg ut av klubben, sletter vi deg fra Sotra Sportsdykkerklubb sin medlemsliste i KlubbAdmin. Vi sletter ikke din konto i MinIdrett.
E-post
Vi sender e-post til medlemmer via KlubbAdmin. Det er derfor viktig at man registrerer riktig adresse, hvis man ønsker viktig informasjon fra styret. Vi sender ikke reklame/spam og deler aldri e-postadresser med utenforstående. Hvis du melder deg ut av klubben, vil du ikke lenger få e-post.
Informasjon som sendes på e-post er:
- referat fra styremøter
- innkalling og sakspapirer til årsmøte
- innkalling til dugnader
- invitasjon til klubbturer
- viktig informasjon om driftsstans på kompressor eller båt
Slik info vil også bli publisert på våre medlemssider.
Medlemsliste
Det er opprettet en medlemsliste i Google Drive, som kun styrets medlemmer har tilgang til. Listen inneholder navn, e-postadresser, medlemskapstype og status på betaling av kontingent for årets og fjorårets medlemmer, og eventuelt informasjon om når man ble innmeldt.
Denne listen brukes av kasserer for å holde oversikt over hvem som har betalt eller ikke betalt årets kontingent, og hvilken type medlemskap de har. Den brukes også som utgangspunkt for vaskelisten som vi henger i klubbhuset. Av personvernhensyn publiserer vi ikke komplett medlemsliste på våre nettsider, men den kan printes ut og legges i båt for at båtfører skal ha oversikt over betalende medlemmer (da kun med navn og medlemskapstype).
HMS/IK-dokumentasjon
Dykkersertifikat
Medlemmer som ønsker å være med på klubbdykk må sende kopi av sertifikat til medlem@ssdk.no. Sertifikatene lagres på ubestemt tid på klubbens epost-konto, og vil være tilgjengelig for styret.
Dokumentasjon ifm. luftfylling
Medlemmer som ønsker å fylle luft på egenhånd må gjennomgå og signere utsjekksskjema for opplæring. Skjemaet skal inneholde navn og signatur. Dette blir oppbevart i klubbens HMS/IK-perm som ligger i klubbhuset. Luftfylling skal også føres i loggskjema som henger over fyllepanelet. Denne informasjonen er tilgjengelig for alle med tilgang til klubbhuset.
Regnskap
Sotra Sportsdykkerklubb bruker Fiken som regnskapsprogram. Her lagres bl.a. informasjon om betalte kontingenter og klubbturer. Alle bilag lagres digitalt i Fiken. Kasserer lagrer ikke fysisk dokumentarkiv. Leder og nestleder/kasserer, samt revisor har tilgang til Fiken.
Vipps
Sotra Sportsdykkerklubb bruker Vipps som alternativ betalingtjeneste for mindre beløp for brus, turer, luft o.l. Det hentes ut månedlig Vipps-rapport i excel/PDF som viser transaksjoner knyttet til navn på betaler. Rapporten lagres som billag i Fiken. Det er kun leder og nestleder/kasserer som har tilgang til detaljert informasjon fra Vipps-transaksjoner.
Taushetsplikt
Styret pålegges taushetsplikt for personlig informasjon vi får tilgang til via våre systemer. Vi deler kun relevant og nødvendig informasjon med de av klubbens medlemmer som trenger det for å utføre sine oppgaver.
Nettsiden vår
Brukerprofiler og kommentarer
Vi bruker i hovedsak brukerprofiler og kommentarer for å administrere påmelding til dykketurer. Alle som ønsker å kommentere på et innlegg på www.ssdk.no blir bedt om å registrere en bruker på siden. Dette er for at vi skal vite hvem som melder seg på dykk, og å unngå spam-kommentarer.
Vi ber om telefonnummer i innlegg for å sørge for at båtfører kan ringe dersom tur avlyses. Hvis du av private hensyn ikke ønsker å opplyse om telefon (f.eks. hemmelig nummer), så er dette selvsagt valgfritt.
For brukere som registrerer seg på dette nettstedet, lagres det personopplysninger som de oppgir i brukerprofilen sin. Alle brukere kan se, redigere og slette sine egne personopplysninger når som helst (bortsett fra brukernavn). Nettstedets administratorer kan også se og redigere denne informasjonen.
Kommentarer
Hvis du legger igjen en kommentar, blir kommentaren og informasjon om kommentaren lagret på ubestemt tid. Dette er for at vi kan gjenkjenne oppfølgingskommentarer og godkjenne dem automatisk i stedet for å legge dem i en kø der de må godkjennes manuelt av en redaktør.
Første kommentar man legger inn må godkjennes av en redaktør (for påmelding inkluderer det båtførere).
Når besøkende legger inn kommentarer på siden, lagres informasjonen gitt inn i kommentarskjemaet i tillegg til IP-adressen til den besøkende og den besøkendes nettleserversjon. Dette gjøres for å bidra til å unngå useriøse kommentarer.
En anonym tekststreng generert på grunnlag av e-postadressen din (også kalt en «hash») kan bli sendt til tjenesten Gravatar for å undersøke om du har en konto der. Personvernerklæringen til Gravatar ligger her: https://automattic.com/privacy/. Etter at kommentaren din er blitt godkjent, vil profilbildet ditt være synlig for hvem som helst i forbindelse med kommentaren din.
Besøkendes kommentarer kan bli kontrollert gjennom en automatisk gjenkjennelsestjeneste mot søppelkommentarer. (Akismet Anti-spam)
Kontaktskjemaer
Sotra Sportsdykkerklubb har følgdende kontaktskjema som samler informasjon:
- Rapport om uønsket hendelse / avvik. Sendes til sikkerhet@ssdk.no, med kopi til post@ssdk.no som lesers av leder, nestleder og sikkerhetsansvarlig. Sikkerhetsleder fører avvik inn i eget digitalt skjema, tilgjengelig for styret. Personopplysninger anonymiseres når avvik videreformidles til andre i klubben. Du velger selv hva du vil ta med i skjemaet før du sender inn
- Kampanje for halvtårsmedlemskap. Tar vare på e-post, IP-adresse og nettleserinfo, sendes på mail til post@ssdk.no, som leses av leder og nestleder. Brukes for å sende informasjon om betaling og innmelding, vil ikke bli brukt til annen markedsføring.
Informasjonskapsler (cookies)
Hvis du legger inn en kommentar på dette nettstedet, kan du be oss om å huske navn, e-post og nettsted. Denne informasjonen lagres i en informasjonskapsel og er der for å gjøre ting lettere for deg. Du trenger da ikke å gi inn denne informasjonen på nytt neste gang du legger inn en kommentar. Disse informasjonskapslene utløper etter ett år.
Om du besøker vår innloggingsside, vil vi opprette en midlertidig informasjonskapsel for å avgjøre om nettleseren din aksepterer informasjonskapsler. Denne informasjonskapselen inneholder ingen personopplysninger og forsvinner så snart du lukker nettleseren din.
Når du logger deg inn, blir det opprettet informasjonskapsler som lagrer innloggingsinformasjonen din og valg du har tatt når det gjelder hvordan innhold skal vises. Informasjonskapsler med innloggingsinformasjon utløper etter to dager, mens de med visningsvalg varer i ett år. Hvis du krysser av for «Husk meg», vil innloggingsinformasjonen din oppbevares i to uker. Hvis du logger deg ut av kontoen din, vil disse informasjonskapslene forsvinne.
Hvis du redigerer eller publiserer en artikkel, vil ytterligere en informasjonskapsel bli lagret i nettleseren din. Denne informasjonskapselen inneholder ingen personopplysninger, men bare ID-en til artikkelen du nettopp redigerte. Den utløper etter én dag.
Innebygd innhold fra andre nettsteder
Artikler på denne siden kan inkludere innebygd innhold (f.eks. videoer, bilder, artikler osv.). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om den besøkende hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra.
Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler, bygge inn sporingssystemer fra tredjeparter og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.
Rettighetene dine når det gjelder opplysninger vi har om deg
Hvis du har en konto på dette nettstedet eller har lagt igjen kommentarer, kan du be om å få en eksportfil som inneholder personopplysningene vi har om deg. Dette omfatter all data du har gitt oss. Du kan også be om at vi sletter alle personopplysninger vi har om deg. Dette omfatter ikke opplysninger vi er pålagt å lagre av administrative, juridiske eller sikkerhetsmessige årsaker.